Services publics: État et collectivités territoriales s’engagent pour la continuité
Même si l’état d’urgence sanitaire a permis de désengorger les principaux services administratifs depuis le 20 mars dernier, le rendement des administrations publiques et celui relevant des collectivités territoriales est en tête de liste des priorités tracées pour le plan de continuation des grands services publics.
L’intérêt qu’accorde le gouvernement au domaine de la digitalisation des services administratifs et aux technologies de l’information et de la communication en tant qu’outils indispensables durant cette période devra se traduire via plusieurs mesures. Il faut dire que la nécessité absolue de recourir aux modalités numériques des services n’est plus un choix puisque de nombreux pays s’y sont pleinement engagés en mobilisant d’importantes capacités humaines et matérielles pour ce chantier. Il est à souligner que l’Agence du développement du digital a mis en place un laboratoire numérique (Digital Factory) «comme pépinière de conception des projets digitaux dans divers secteurs» ainsi que pour «accélérer le développement d’une plateforme d’interopérabilité entre les différentes administrations et instances gouvernementales et les intervenants à participer de manière effective à faire réussir cet important projet». L’un des principaux objectifs qui seront recherchés est le lancement d’une nouvelle génération de formulaires administratifs, accompagné d’un canevas standard des procédures.
Le dispositif de veille
Les mesures nouvellement appliquées au sein des diverses administrations reposent sur un important dispositif de prévention, notamment l’instauration de l’audio et de la visioconférence pour les réunions qui sont jugées importantes par les chefs des services.
«Il faut au maximum délivrer des services administratifs en ligne et surtout utiliser tous les moyens de communication possibles comme le téléphone, les mails, les centres d’appels et d’orientation», indique la feuille de route du département de tutelle durant cette période. L’objectif est de «réduire les déplacements des usagers vers les services administratifs et d’organiser les opérations d’accueil des usagers en cas de nécessité et dans le total respect des mesures dictées par les autorités compétentes», stipule le nouveau mode opératoire des administrations relevant de l’État et des collectivités territoriales. Pour rappel, les fonctionnaires qui ont été autorisés à travailler de chez eux sont également impliqués dans le processus de la simplification des procédures administratives, tout en garantissant la validité des actes demandés.
Les nouvelles mesures «ne devront pas impacter négativement le fonctionnement normal des services publics», précise le dispositif qui a été arrêté pour les services importants avec des «permanences qui devront être organisées pour les services qui couvrent des besoins vitaux», selon la liste des directives qui cadrent l’action de l’État durant cette période. Enfin, des comités de veilles ont été mis en place au sein de chaque service pour assurer le suivi de l’application des mesures destinées à maintenir la continuité des services.
Des modalités d’échanges électroniques entre les administrations
La réduction des échanges des formulaires administratifs entre les services administratifs demeure la règle absolue. L’échange électronique a été adopté depuis le 20 mars dernier dans l’optique de fluidifier les procédures propres à chaque service avec les autres intervenants dans le processus de la réponse aux demandes émises par les usagers. Les commissions sectorielles d’accès à l’information qui englobent les responsables des archives, de la communication, des systèmes d’information et des affaires juridiques devront également s’activer durant cette période. Au niveau des administrations, des circulaires et des notes internes devront cadrer le travail des personnes qui sont chargées de la réception des demandes d’information et fixent de manière précise leurs missions. Les personnes désignées doivent être des personnes occupant des responsabilités au sein des services centraux et déconcentrés du ministère ainsi que les établissements publics et les organismes qui ont la qualité de personne morale de droit public.
Les régions, les provinces, les préfectures et les communes sont aussi concernées par le nouveau dispositif d’accès à l’information avec l’exigence que les fonctionnaires impliqués dans le processus soient classés au moins dans l’échelle 10. Les administrations ont aussi entamé la préparation des documents nécessaires pour les usagers et de les mettre à leur disposition de manière proactive par le biais de leurs portails institutionnels, comme l’indique la feuille de route qui a été finalisée.
De nouveaux devoirs imposés aux administrations
L’amélioration de l’accueil et la réorganisation de la gestion des services publics les plus utilisés sont à l’ordre du jour des mesures visant à contourner l’impact du coronavirus sur le rendement des services administratifs. En tête de liste des priorités figure «l’équité territoriale en matière de couverture assurée par les services publics ainsi que la mobilisation de tous les moyens disponibles pour améliorer la qualité des services», précise la feuille de route du gouvernement. Le volet de la convergence des actions des services administratifs sera particulièrement surveillé. Le gouvernement exige en effet que l’échange des informations entre les services administratifs soit institutionnalisé, notamment «pour les missions administratives à caractère horizontal et la création d’espaces communs qui seront chargés de délivrer des services administratifs intégrés», indique le dispositif appliqué. Des contrats de partenariat avec les opérateurs privés ainsi que les associations seront également signés en vue de «bénéficier des capacités managériales de ces entités pour délivrer des services administratifs dans les délais et selon les normes de qualité demandées».
